Whistleblowing – externe Meldestelle – Ihr Vertrauensanwalt nach dem HinSchG
Ombudsmann nach nach HinSchG – rechtssicher, vertraulich und unabhängig
Ihr externer Vertrauensanwalt für Hinweisgebersysteme
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind nach dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (HinSchG) verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Die praktische Umsetzung stellt viele Organisationen jedoch vor erhebliche Herausforderungen – insbesondere im Hinblick auf Vertraulichkeit, rechtssichere Verfahren und den Umgang mit sensiblen Hinweisen.
Als Strafverteidiger mit wirtschaftsrechtlichem Schwerpunkt übernehme ich für Ihr Unternehmen die Funktion der externen Meldestelle – persönlich und unabhängig als Vertrauensanwalt (Ombudsperson).
Entscheidend: Sämtliche Hinweise werden ausschließlich durch mich als Rechtsanwalt entgegengenommen, geprüft und bearbeitet – unabhängig davon, für welches Modell Sie sich entscheiden.
Einrichtung einer externen Meldestelle (Setup)
Die Einrichtung einer rechtskonformen Meldestelle umfasst deutlich mehr als die Bereitstellung eines Meldekanals. Ich übernehme für Sie den vollständigen Aufbau:
- Analyse Ihres Unternehmens und risikobasierte Konzeption,
- Einrichtung geeigneter Meldekanäle,
- Erstellung aller erforderlichen Dokumente (Hinweisgeberrichtlinie, Datenschutz, Verfahren),
- Definition klarer interner Abläufe und Zuständigkeiten,
- Implementierung eines rechtssicheren Meldeprozesses gemäß HinSchG.
Im Ergebnis erhalten Sie eine sofort einsatzbereite, rechtssichere Meldestelle – vollständig ausgelagert an einen spezialisierten Rechtsanwalt.
Zwei Modelle – flexible Umsetzung, klare Strukturen
Ich biete Ihnen – abgestimmt an die Größe Ihres Unternehmens, Ihre persönlichen Anforderungen und Ihr Budget – zwei Modelle an, die sich insbesondere mit Blick auf die zu schaffende Kommunikationsinfrastuktur unterscheiden, aber immer meine Leistungen als Ombudsmann und Vertrauensanwalt beinhalten. Sowohl die schlanke als auch die Premium-Lösung können vollständig ausgelagert oder als Ergänzung bestehender Systeme implementiert werden.
Schlanke Lösung
Rechtssichere Meldestelle mit persönlichem Vertrauensanwalt
Diese Variante richtet sich an Unternehmen, die eine effiziente und wirtschaftliche Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen suchen.
Leistungsumfang:
- Vertraulicher Meldekanal (z. B. E-Mail oder strukturiertes Formular),
- Persönliche Entgegennahme aller Hinweise durch mich als Vertrauensanwalt,
- Juristische Erstprüfung und Bewertung,
- Kommunikation mit Hinweisgebern,
- Dokumentation und Verfahrensführung,
- Handlungsempfehlungen für Folgemaßnahmen.
Besonderheit: Auch in der schlanken Lösung erfolgt die vollständige Bearbeitung durch einen Rechtsanwalt – nicht durch ein Callcenter oder externe Dienstleister.
Einschränkung: Eine vollständig anonyme Zwei-Wege-Kommunikation ist technisch nur eingeschränkt möglich.
Premium-Lösung
Anonymes Hinweisgebersystem mit digitaler Plattform und Vertrauensanwalt
Für Unternehmen mit erhöhtem Schutzbedarf oder sensiblen Risikobereichen empfiehlt sich die Premium-Variante.
Leistungsumfang:
- Verschlüsseltes Hinweisgeberportal,
- Vollständig anonyme Meldungen möglich,
- Anonyme Kommunikation über geschützte Postbox (Rückfragen möglich),
- Keine Speicherung identifizierbarer Nutzerdaten,
- Persönliche Bearbeitung aller Hinweise durch mich als Vertrauensanwalt,
- Rechtliche Bewertung, Priorisierung und Handlungsempfehlungen,
- Fristgerechte Kommunikation gemäß HinSchG,
- Revisionssichere Dokumentation.
Vorteil: Vollständig anonyme Zwei-Wege-Kommunikation und im Ergebnis bessere Aufklärung sensibler Sachverhalte.
Transparente Kostenstruktur statt unübersichtlicher Stundenabrechnung
Die Kosten für die Einrichtung und den Betrieb einer externen Meldestelle hängen maßgeblich von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens, der gewählten Ausgestaltung sowie dem gewünschten technischen Umfang ab.
Grundsätzlich gliedert sich die Vergütung in zwei Bereiche:
Einrichtung der Meldestelle
Zu Beginn erfolgt die vollständige Einrichtung der Meldestelle. Diese umfasst insbesondere:
- die rechtliche und organisatorische Konzeption
- die Einrichtung der Meldekanäle bzw. des Hinweisgebersystems
- die Erstellung aller erforderlichen Richtlinien und Verfahrensdokumentationen
- die Implementierung eines rechtssicheren Ablaufs gemäß Hinweisgeberschutzgesetz
Diese initiale Bereitstellung stellt sicher, dass Ihre Meldestelle von Anfang an den gesetzlichen Anforderungen entspricht und in der Praxis reibungslos funktioniert.
Laufender Betrieb
Für den Betrieb der Meldestelle wird in der Regel eine monatliche Pauschale vereinbart. Diese bietet Ihnen Planungssicherheit und vermeidet unkalkulierbare Kosten.
Die laufende Betreuung umfasst insbesondere:
- die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen
- die Kommunikation mit Hinweisgebern
- die rechtliche Prüfung und Bewertung eingehender Sachverhalte
- die Durchführung des gesetzlich vorgesehenen Verfahrens
- die Dokumentation sowie Handlungsempfehlungen
Je nach Modell (schlanke Lösung oder Premium-System mit anonymer Hinweisgeberplattform) können auch technische Bereitstellungskosten für ein digitales Meldesystem Bestandteil der laufenden Pauschale sein.
Anforderungen des HinSchG
Gesetzliche Pflichten und praktische Umsetzung
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen und Behörden zur Einrichtung interner Meldestellen, über die Beschäftigte und Dritte Rechtsverstöße sicher und vertraulich melden können.
Ziel des Gesetzes ist es, Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Verstöße frühzeitig erkannt und aufgeklärt werden.
Wer ist zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet?
Die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle besteht für:
- Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten,
- sämtliche juristischen Personen des öffentlichen Sektors,
- bestimmte Unternehmen unabhängig von der Mitarbeiterzahl (z. B. im Finanzsektor).
Die gesetzlichen Anforderungen gelten dabei unabhängig von Branche oder konkreter Risikolage.
Welche Anforderungen stellt das HinSchG?
Das HinSchG erfasst insbesondere Hinweise auf:
- strafbare Handlungen,
- bußgeldbewehrte Verstöße,
- Verstöße gegen Vorschriften des EU-Rechts,
- bestimmte nationale Regelungen (z. B. im Arbeits-, Umwelt- oder Datenschutzrecht).
Risiken bei fehlender oder fehlerhafter Umsetzung
Das HinSchG erlaubt ausdrücklich die Auslagerung der internen Meldestelle an externe Dritte, insbesondere an Rechtsanwälte.
Die Beauftragung eines externen Vertrauensanwalts bietet dabei entscheidende Vorteile:
- rechtssichere Umsetzung aller gesetzlichen Anforderungen
- unabhängige und neutrale Bearbeitung von Hinweisen
- professionelle Kommunikation mit Hinweisgebern
- Entlastung interner Ressourcen
Ablauf bei eingehenden Hinweisen
Ein strukturierter und rechtssicherer Umgang mit Hinweisen ist entscheidend, weshalb ein festern Ablauf bei eingehenden Hinweisen entscheidend ist.
Hinweisverarbeitung
- Eingangsbestätigung innerhalb der gesetzlichen Frist
- Strikte Wahrung der Vertraulichkeit
- Juristische Erstbewertung des Sachverhalts
- Sachverhaltsaufklärung (je nach Fallkonstellation)
- Empfehlung geeigneter Folgemaßnahmen
- Rückmeldung an den Hinweisgeber
- Vollständige Dokumentation des Verfahrens
Warum ein externer Vertrauensanwalt entscheidend sein kann?
Ein Hinweisgebersystem ist nur dann effektiv, wenn Vertrauen besteht. Die Auslagerung an einen spezialisierten Strafverteidiger bietet klare Vorteile:
- Unabhängigkeit und Neutralität,
- Schutz vor internen Interessenkonflikten,
- Juristisch fundierte Bewertung sensibler Sachverhalte,
- Reduzierung von Haftungs- und Strafbarkeitsrisiken,
- Stärkung Ihrer Compliance-Struktur.
Melden Sie sich gerne für ein Erstgespräch!
